Stafettlogg – samhandlingsverktøy

Hva er en stafettlogg og når opprettes den?

En stafettlogg er et elektronisk samhandlingsverktøy som synliggjør alle mål, tiltak, evalueringer og møter tidlig i oppfølging av et barn eller en ungdom, samt viser hvem som er involvert i arbeidet. Ved å ta i bruk stafettloggen skal vi sørge for helhetlig og koordinert innsats overfor barn, unge og familier, og god bruker- og foreldreinvolvering. En stafettlogg skal opprettes på nivå 1 i handlingsveilederen, etter avklaring og samtykke fra foreldre/foresatte. Se handlingsveilederen nivå 1 her. 

Formålet med en stafettlogg

• En stafettlogg er et samhandlingsverktøy som benyttes i samarbeidet rundt et barn eller ungdom. Stafettloggen er verktøyet når for eksempel foreldre og barnehage/skole skal samarbeide på tvers av fag og enheter
• En stafettlogg er en elektronisk loggbok som dokumenterer alle tiltak, møter og viser hvem som er involvert. I Stafettloggen er alle igangsatte tiltak med vurderinger for hvert barn samlet. I Stafettloggen beskrives de avtaler som er inngått 
• Stafettloggen erstatter ikke fagsystemer eller dokumentasjonskrav som følger av profesjon (som for eksempel helsepersonell) 
• Stafettloggen skal sikre at barnet/ungdommen får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud 
• Stafettloggen skal sikre barnets/ungdommens/foresattes medvirkning og innflytelse 
• Stafettloggen skal styrke samhandlingen mellom tjenestene, barnet/ungdommen og foresatte 

Rollen som stafettholder

Som stafettholder er du den som har hovedansvar for stafettloggen, som følger opp barnet og familien, og som sikrer framgang i arbeidet. Alt gjøres i samarbeid med barnet/ungdommen og familien, og eventuelt andre deltakere i planen. Stafettholderen kan byttes etter hvert som en sak utvikler seg, og bør være den som naturlig har tettest kontakt med barnet/ungdommen og/eller familien, eller et ekstra koordineringsansvar.

Stafettholder-rollen gjelder uansett om det er digital eller manuell stafettlogg.

Den som avdekker behov for stafettlogg, melder sin nærmeste leder. Leder utnevner stafettholder ut i fra behov i saken. Kontakt lokal administrator i kommunen for å få brukerkonto i Visma Flyt samspill. Ledelsen og superbruker på din arbeidsplass vet hvem som er lokal administrator. 

• sikre informert samtykke fra foresatte 
• legge til rette for at foresatte og aktuelle samarbeidspartnere deltar i arbeidet 
• avklare ansvar og forventninger med stafettloggen 
• sikre god informasjon og dialog med foresatte gjennom hele prosessen 
• sikre helhetlig kartlegging med utgangspunkt i barnets/ungdommens mål, ressurser og behov 
• sikre god samhandling mellom aktørene og  med relevante tjenesteytere i andre sektorer etter hvert som flere aktører kobles på 
• sikre samordning av tjenestetilbudet og god fremdrift i arbeidet med stafettloggen 
• sikre felles forståelse av målene i stafettloggen 
• initiere, innkalle og eventuelt lede møter knyttet til barnet/ungdommen 
• følge opp, evaluere og oppdatere stafettloggen 
• følge opp og evaluere arbeidsprosessen 
• referent velges av stafettholder og det gjøres en oppsummering i felleskap før møtet avsluttes 

Dersom det er behov for bytte av stafettholder kan dette avklares mellom partene i møte. Foresattes ønske om hvem som skal ta over stafettholder skal vektlegges. Hvem som er ny stafettholder skal meldes inn til tjenestestedleder. Dersom stafettholder ikke er avklart, blir dette tjenestestedleder sitt ansvar. 

Dersom det er vedtak på barnekoordinator i saken frafaller rollen stafettholder.

Ny deltaker i planen / bytte av stafettholder

Ny deltaker: 

• Digitalt samtykke sendes ut til foresatte med ny deltakers navn og rolle nederst på samtykkeskjemaet. Når dette er godkjent kan ny deltaker legges til.
• Ny deltaker får tilgang til alt i planen, med unntak av meldinger (referat, innkallinger osv.). Dersom dette er noe den nye deltakeren skal ha tilgang til må stafettholder videresende de aktuelle meldingene.

Bytte av stafettholder: 

• Ved bytte av stafettholder (internt eller overgang til annen enhet) gjøres dette ved at det sendes et digitalt samtykke til foresatte med navnet til den nye stafettholderen i lista, dersom vedkommende ikke allerede ligger inne i planen. Ligger vedkommende inne i planen allerede kan rollen redigeres til stafettholder.
• Etter at samtykke er godkjent kan ny stafettholder legges til og gis rollen «stafettholder» i systemet. Den som går ut av saken avslutter enten ved å endre rolle (dersom vedkommende fortsatt skal være deltaker) eller ved å slette seg selv (søppelbøtte-symbol). Da mister du tilgang til planen.
• NB! Du må kun slette deg selv når du vet at en ny stafettholder har logget seg inn og fått tilgang. 

Møter rundt stafettlogg

Møter rundt stafettlogg gjennomføres i tråd med handlingsveilederen til Steinkjer kommune. 

Det ligger maler for møteinnkalling og møtereferat inne i meldingsfunksjonen i Flyt Samspill Stafettlogg.

Dersom det er praktisk mulig, skrives referat, mål og tiltak i møtet. Språket bør være enkelt og tydelig. Skriv korte setninger, vær presis, tydeliggjør milepæler, datoer etc. Bruk vanlige ord og uttrykk, og oppsummer kort målsettinger, tiltak/aktiviteter og ansvarsfordeling. Stafettholder oppdaterer mål og tiltak/aktiviteter i henhold til møtereferatet.

I noen tilfeller er referatet enkelt: det er ført inn mål og aktiviteter i planen, og hvem som er ansvarlig for aktivitetene.

Samtykke, brukermedvirkning, personvern og arkivering

Foreldre/foresatte må gi samtykke før det opprettes stafettlogg (se handlingsveilederen). 

• Pålogging med Min ID / BankID i Visma Flyt Samspill sikrer personvern.
• Lagring/arkivering av informasjonen i stafettloggen skjer i Visma Flyt Arkiv (manuell lagring mulig og automatisk lagring hver 3. måned).
• Informasjon og dokumenter som ligger inne i stafettloggen skal ikke deles utenfor stafettloggens samtykke, med mindre det er gitt informert samtykke fra foresatte i konkrete tilfeller. Dvs. laste opp andre steder eller skrive ut å sette i perm flere har tilgang til.
• Foresatte er alltid deltaker og eier i stafettloggen. Foresatte kan komme med ønske om stafettholder. Foresatte bestemmer hvem som har innsyn i barnet stafettlogg. Ungdom over 15 år kan delta dersom han/hun ønsker det.
• Stafettloggen avsluttes når det ikke er lenger behov for tverrfaglig innsats rundt barnet/ungdommen. 
• Stafettloggen avsluttes dersom det er overgang til Individuell plan (IP). 
• Stafettloggen kan til en hver tid avsluttes og samtykke trekkes tilbake om foresatte eller ungdommen over 15 år ønsker det. Det er ikke krav om årsak.
• Stafettloggen kan  gjenåpnes til enhver tid etter samtykke.

Opplæring og hjelp

Her kan du finne enkle videoer som kan benyttes i opplæring av stafettlogg: Opplæring i stafettlogg.

Se også god hjelp inne i Visma Flyt Samspill, når du er logget inn.

Manuell stafettlogg / tiltaksplan - veiledning

Alle ansatte rundt gravide, barn, unge og familier i Steinkjer skal fange opp, følge opp og samhandle godt i saker hvor det er nødvendig. Dette beskrives i kommunens handlingsveileder for ansatte, som du finner informasjon om via denne lenken: https://steinkjer.samhandlingsmodell.no/individniva/handlingsveileder-ansatte-bti/

Digital stafettlogg: Steinkjer kommune skal tilby digital stafettlogg som samhandlingsverktøy i oppfølging av gravide, barn, unge og familier, i tråd med handlingsveilederen. Du finner mer informasjon om stafettloggen i kommunens samhandlingsmodell på denne lenken: https://steinkjer.samhandlingsmodell.no/individniva/stafettlogg/

Digital stafettlogg er en trygg og sikker samhandlingsplattform, hvor alle deltakere har innsikt i mål, tiltak og oppfølging, og hvor barn/ungdom og foresatte selv eier sin egen plan. Alle med tilgang til loggen har siste versjon av det som ligger inne. Innlogging skjer med bankID og sikrer personvern og at digitalt samtykke blir gitt når flere deltakere legges til.

I enkelte saker er digital stafettlogg derimot ikke mulig eller ønskelig fra foresatte (takker nei, mangler norsk fødselsnummer, språkbarrierer osv.). Da kan denne tiltaksplanen fungere som en manuell stafettlogg.

Uansett om det er digital eller manuell stafettlogg er stafettholder tittel på den som er ansvarlig for å følge/koordinere samhandlingen i saken.

Samtykke, arkivering og personvern: All dokumentasjon, deling av dokumentasjon og samhandling knyttet til oppfølging av gravide, barn, unge og familier i Steinkjer kommune, skal foregå på en sikker måte som ivaretar personvern og arkivering i tråd med lovkrav. Før opplysninger deles mellom tjenester skal gyldig samtykke foreligge, med mindre annet følger av lov. Tiltaksplanen skal arkiveres i barnets journal/mappe i den virksomheten som har ansvar for oppfølgingen. Endringer i planen skal dateres og tidligere versjoner skal arkiveres etter gjeldende rutiner.

Krav til samhandling: Samhandling mellom tjenester er et lovpålagt ansvar når det er nødvendig for å gi gravide, barn, unge og familier et helhetlig og koordinert tjenestetilbud. Samarbeidet skal bygge på medvirkning fra barnet/ungdommen og foresatte, og sikre en felles forståelse av mål, tiltak, ansvar og oppfølging. Stafettholder (evt. Barnekoordinator) har ansvar for å koordinere samarbeidet, innkalle til evaluering ved behov og sørge for at tiltaksplanen oppdateres og arkiveres i henhold til gjeldende rutiner.

Krav til tiltaksplan/stafettlogg.

Ved opprettelse av tiltaksplan eller digital stafettlogg er det viktig å beskrive følgende:

• hvilken utfordring tiltakene skal løse
• hvilke tiltak deltakerne planlegger å gjennomføre
• når tiltakene skal gjennomføres
• hvem som skal gjennomføre dem
• når tiltakene skal evalueres

Du finner mal for manuell stafettlogg / tiltaksplan i handlingsveilederen på nivå 1.